Ihminen tietojohtamisen avain 

Jos ihmiset eivät osaa tai halua jakaa tietämystään, tekniikka ei voi sitä heidän puolestaan tehdä, kirjoittavat Mirja Iivonen ja Maija-Leena Huotari.

Tulosjohtaminen ja laatujohtaminen ovat saaneet rinnalleen tietojohtamisen.  Sen tavoitteena on lisätä organisaation tuloksellisuutta parantamalla tiedon käyttöä organisaatiossa.
Tietojohtamisen kohteena ovat ennen kaikkea ihmiset, ja siihen kuuluu erilaisten tietovarantojen ja teknisen infrastruktuurin hallinta.  Ihmiset ovat organisaatiossa paitsi tiedonhaltijoita myös tiedon prosessoijia ja uuden tiedon tuottajia.  Organisaation menestyminen on viime kädessä kiinni siitä, miten siellä olevat ihmiset toimivat.

Tietojohtamiseen kuuluu olennaisesti tietovarantojen olemassaolo.  Organisaatiossa tarvitaan hyvin järjestettyjä sisäisiä tietovarantoja. esimerkiksi erilaisia rekistereitä ja tietokantoja.  Ne helpottavat tiedon löytyvyyttä ja mahdollistavat sen, että oikea tieto on oikeaan aikaan ja oikeassa muodossa oikean henkilön saatavilla ja käytettävissä.
"Organisaation muistiin" tallennettavaa tärkeää tietoa ovat paitsi toiminnassa syntyneet dokumentit myös esimerkiksi erilaiset ongelmanratkaisutapaukset. jotta organisaatio toimisi menestyksellisesti, on välttämätöntä päästä myös sellaisiin ulkoisiin tietovarantoihin, joista löytyy tärkeää tietoa.
Organisaatiossa olevaan tietoon kuuluu myös ihmisillä itsellään oleva tieto ja tietämys.  On tärkeää, että myös tämä tieto saadaan yhteiseen käyttöön.  Organisaation etu on, että siellä olevat ihmiset osaavat ja haluavat jakaa tietoaan ja osaamistaan.
Ajanmukaisen ja toimivan teknisen infrastruktuurin asemaa tietojohtamisessa ei pidä väheksyä.  Se tarjoaa sekä paremmat tiedon tallentamismahdollisuudet että pääsyn aiempaa nopeammin ja tehokkaammin aiempaa laajempiin tietovarantoihin.  Se myös mahdollistaa uudella tavalla viestinnän ja tiedon jakamisen.  Yksinkertaisin esimerkki tästä lienee sähköposti.  Pidemmälle kehitettyä tekniikkaa edustavat intranet ja ryhmätyöohjelmistot.
Kyse on kuitenkin vasta mahdollisuudesta, jonka ihmiset toteuttavat - jos toteuttavat. jos ihmiset eivät osaa tai halua jakaa tietämystään, tekniikka ei voi sitä heidän puolestaan tehdä.  Uudesta ryhmätyötekniikasta ei saada oletettua hyötyä sellaisissa organisaatioissa, joissa vallitsee kilpailukulttuuri ja tiedon salaamisen traditio.

Viestintä sähköpostin kautta ei myöskään ole ongelmatonta.  Asiallinenkin sähköpostiviesti voi helposti vaikuttaa tylyltä, ja se tulkitaan väärin.  Uuden tietotekniikan käyttö osana tietojohtamista edellyttääkin yhteistyö- ja viestintätaitoja.  Niiden oppiminen voi olla huomattavasti vaikeampaa kuin uuden ohjelman asentaminen tietokoneelle.
Tietojohtamisen keskeisiä toimintoja ovat yhteistyön synnyttäminen, rohkaiseminen ja vahvistaminen.  Sen lisäksi että yhteistyö parantaa tiedon jakamista ja uuden tiedon tuottamista, se myös lisää organisaation jäsenten vastuuntuntoa ja sitoutumista omaan työhön.

Yhteistyö rakentuu luottamukselle.  Toisiinsa luottavat ihmiset kykenevät muita paremmin yhteistyöhön. jos ihmiset eivät luota toisiinsa, he ovat varuillaan, vältteleviä ja haluttomia jakamaan osaamistaan.  Luottamuksella on siksi olennainen tehtävä tietojohtamisessa, kun pyritään parantamaan tiedon käyttöä organisaatiossa.
Vaikka tietojohtamiseen kuuluu myös tietovarantojen ja teknisen infrastruktuurin hallinta. keskeistä siinä on ihmisten johtaminen.  Organisaatioissa voidaan tehdä suuria investointeja tietotekniikkaan. jos ihmiset eivät ehdi tai halua opetella käyttämään uusia välineitä, niistä ei saada tavoiteltua etua.  Tietovarannot eivät muutu toiminnaksi ilman ihmisiä.
Tietojohtamisen onnistuminen vaatiikin, että samalla kun organisaatiot kehittävät tietovarantojaan ja teknistä infrastruktuuriaan, ne kehittävät myös itseään työyhteisöinä.  Usein tämä vaatii vanhojen rakenteiden a käytäntöjen korvaamista uusilla.  Luottamuksen ja yhteistyön vahvistamisella on tärkeä rooli rakennettaessa tietojohtamista tukevaa työyhteisöä.

Mirja Iivonen 
Maija-Leena Huotari 
Iivonen on Oulun yliopiston 
informaatiotutkimuksen professori 
ja Huotari Tampereen yliopiston 
informaatiotutkimuksen yliassistentti. 
mirja.iivonen@oulu.fi 
maija-leena.huotari@uta.fi

Asko Korpela 20000316 (20000316) o o AJK kotisivu